De CFO beschrijft de positieve impact van het gebruik van technologie op de inkomstencyclus

Todd Mallon, CFO van Advocare, zegt dat de organisatie een bijna perfecte netto-inzamelingsratio heeft.

Het verbeteren van de netto-inningsniveaus en de algemene processen voor het beheer van de inkomstencyclus is van het grootste belang voor leiders in de inkomstencyclus, en het toevoegen van nieuwe oplossingen en automatisering om deze activiteiten te stroomlijnen is voor veel organisaties een must.

Todd Mallon, CFO van Verwijzeneen van de grootste onafhankelijke medische organisaties met meerdere gespecialiseerde medische instellingen in Pennsylvania en New Jersey, sprak onlangs met HealthLeaders over de implementatie van nieuwe technologie om de inkomstencyclusbeheeractiviteiten van het gezondheidssysteem te stroomlijnen.

Met meer dan 650 zorgverleners en 3.000 werknemers in meer dan 150 onafhankelijke zorgcentra die jaarlijks ongeveer twee miljoen patiëntbezoeken mogelijk maken, zei Mallon dat het essentieel was om zijn inkomstencyclus te vereenvoudigen.

Na de implementatie van nieuwe technologie van eClinicalWorks ter ondersteuning van de beheeractiviteiten van de inkomstencyclus, heeft Advocare nu een netto-inningspercentage van 99%. Met een industriestandaard netto-inzamelingsratio van 95%, opereert Advocare nu ruim boven het gemiddelde en ervaart het de positieve effecten van deze verandering in al zijn zorgcentra.

“Ik besteed veel minder tijd aan het bespreken van processen en weigeringen met onze claimteams. We hebben nu de ruimte en flexibiliteit om ons te concentreren op het uitbreiden van onze activiteiten en het voldoen aan de behoeften van meer patiënten in onze gemeenschap”, zegt Mallon.

HealthLeaders: Welke problemen zag u in uw inkomstencyclus waardoor u zich realiseerde dat u een verandering moest doorvoeren? Wat was je belangrijkste drijfveer?

Todd Mallon: Onze netto-incassoratio was de sterkste indicator die we nodig hadden om onze oplossing voor het beheer van de inkomstencyclus te veranderen. De netto-incassoratio meet hoe effectief onze praktijk vergoedingen voor diensten van patiënten en betalers int. Deze maatstaf is altijd de beste indicator geweest voor financieel succes in zorgorganisaties.

Onze netto-inningsratio bleef echter dalen met ons vorige praktijkbeheersysteem. Ik had het gevoel dat ik het grootste deel van mijn tijd bij elke financiële beoordelingsvergadering besteedde aan het bespreken van claims, weigeringen en lopende processen om dit probleem tot op de bodem uit te zoeken. Dit betekende dat onze teams het grootste deel van hun tijd besteedden aan het aanpassen van de dagelijkse operaties, wat ons vermogen om te groeien en hoogwaardige zorg aan meer patiënten te bieden beperkt. Onze belangrijkste drijfveer voor het veranderen van ons inkomstencyclusbeheer was dus om onze financiële en debiteurenteams uit te rusten met de nodige ondersteuning en middelen om onze netto-incassoratio te verbeteren.

HealthLeaders: Hoe verliep het implementatieproces van een nieuwe technologie en wie was betrokken bij de besluitvorming in uw organisatie?

Mallon: Iedereen in ons leiderschapsteam steunde het besluitvormingsproces. Tussen onze CEO – die het medische perspectief biedt, het admin-team en ikzelf – die het financiële en operationele perspectief biedt, en onze taskforce – bestaande uit meerdere artsenleiders in al onze specialismen, wilden we dat alle belanghebbenden vertegenwoordigd waren in de besluitvorming proces maken.

In de aanloop naar de implementatie hebben we verschillende vergaderingen met onze leverancier gehouden om specifieke doelen, meetwaarden en resultaten te definiëren om ons netto-inningspercentage te verbeteren. Nadat we de kernworkflow en back-endactiviteiten op elkaar hadden afgestemd, was training de volgende stap. Het systeem was voor iedereen nieuw – van onze CEO tot leveranciers tot managementpersoneel – dus we hadden veel ondersteuning nodig om onze mensen op te leiden. Zonder de juiste training is het onwaarschijnlijk dat we een verbetering in ons incassopercentage zien.

Voorafgaand aan de lancering ging een selecte groep van onze medewerkers naar Boston voor een volledige beoordeling en training van het nieuwe systeem. Drie maanden voor de lancering heeft ons leveranciersteam onze leveranciers getraind om vertrouwen te hebben in het systeem. We hebben ook pre-launch trainingen gegeven aan de rest van ons personeel. Maar zelfs na de training was het team beschikbaar voor een snel telefoontje of een praatje om vragen te beantwoorden of een mogelijk systeem- of workflowprobleem op te lossen.

HealthLeaders: Hoe lang duurde het voordat uw organisatie de technologie volledig had geïmplementeerd en hoe verliep de implementatie sinds uw praktijk zoveel klinieken omvat?

Mallon: De lancering van het systeem was een uitdaging en we hadden de technologie niet soepel kunnen implementeren zonder de steun van de leverancier. We hebben de nieuwe oplossing op één dag in alle 150 gezondheidscentra geïntroduceerd. We gingen vanaf het begin all-in en moesten sterk beginnen.

We hadden eClinicalWorks-trainers in elk zorgcentrum gedurende ongeveer een week tot twee weken na de lancering om te helpen bij het overgangsproces en om extra Advocare-personeel op te leiden. Tijdens de implementatie hebben we interne medewerkers opgeleid als aanspreekpunt voor de oplossing, zodat ze door konden gaan met verdere implementatie en personeelstraining.

HealthLeaders: Welke positieve resultaten heb je gezien sinds de implementatie?

Mallon: Het meest opvallende positieve resultaat is de verhoogde netto-inzamelratio. Verschillende zaken hebben bijgedragen aan deze stijging.

Ten eerste hebben we nu een toegewijd eClinicalWorks-team dat onze dagelijkse collecties en follow-up afhandelt om ervoor te zorgen dat we claims op tijd ontvangen. Om een ​​efficiënte workflow te creëren, heeft het team ons geholpen bij het opstellen van regels die klaar zijn voor facturering om ervoor te zorgen dat zorgcentra de rapporten nauwkeurig invulden. We kunnen waarschuwingen maken voor ontbrekende informatie of onvolledige claims. Naast deze workflowregels stelt het team ons op de hoogte van eventuele problemen, waardoor we voldoende tijd hebben om aanvullende informatie van providers te verzamelen of volgende stappen met betalers te communiceren.

Ten tweede behandelt ons team van zorgverleners ook afwijzingsverzoeken voor onze zorgcentra. Dus als een claimafwijzing terugkomt van een bepaald centrum dat moet worden geadresseerd of gewijzigd, zullen ze dat centrum helpen een beroep in te dienen en de voortgang van de claim in ons systeem te volgen. Zodra we betalingen hebben ontvangen, verwerken ze het verzamelde geld en boeken ze het intern, zodat we onze inkomsten in realtime kunnen volgen.

HealthLeaders: wat zijn enkele sleutels tot succes die u zou kunnen delen met een andere organisatie die hetzelfde wil doen voor hun faciliteit?

Mallon: De eerste sleutel tot succes die ik zou willen delen met andere organisaties die hun inkomstencyclus willen verbeteren, is weten waar u zich nu bevindt. Ken uw netto-incassoratio en hoeveel dagen uw vorderingen onbetaald zijn. Zodra u een basislijn heeft, kunt u doelen stellen en strategieën implementeren om workflows te verbeteren en collecties te vergroten. En zodra u die metingen heeft, houdt u ze bij en werkt u ze regelmatig bij. We hebben regelmatig vergaderingen met ons team om onze huidige statistieken te bespreken, deze te vergelijken met onze inkomsten en inningsdoelen, en onze workflow en operaties aan te passen waar nodig. Alles moet meetbaar zijn om succesvol te zijn, zeker in de omzetcyclus.

Ten tweede, train uw team op de nieuwe technologie. Vooral voor zorgactiviteiten met meerdere locaties is het absoluut noodzakelijk om in elk zorgcentrum mensen te hebben die het succes van de oplossing kunnen volgen en waar nodig nieuw personeel kunnen opleiden. Nu draait elk zorgcentrum op zijn best. Het is ook gemakkelijker om nieuwe zorgcentra te openen omdat we een uniform systeem hebben.

Kies ten slotte voor een zorg-IT-provider die luistert en leert van uw organisatie. Een open communicatie tussen een zorg-IT-dienstverlener en de klant kan voor beide partijen juist voordelig zijn. Op basis van onze ervaring met hun technologie en gesprekken tussen onze medewerkers en het eClinicalWorks-team, hebben ze bijvoorbeeld een massavergrendelingsknop bedacht om meerdere grafieken tegelijk te vergrendelen om klikken te minimaliseren en de factureringsefficiëntie te verbeteren. Het meest waardevolle onderdeel van onze partnerschappen is open communicatie. Wij zijn bereid om van hen te leren en zij zijn bereid om van ons te leren. Dankzij deze open communicatie maken onze leveranciers en medewerkers gebruik van efficiëntere werkprocessen en zijn onze netto-inzamelingen toegenomen. Via hen worden we ook blootgesteld aan nieuwe kansen om IT-oplossingen voor de gezondheidszorg te verbeteren.

Uiteindelijk krijgen patiënten een betere ervaring en wint iedereen.

Amanda Norris is de redacteur van de inkomstencyclus voor HealthLeaders.

Leave a Comment

Your email address will not be published.